AUDITORIA INTERNA

1. APRESENTAÇÃO

A Resolução nº 19/2003-TJ instituiu o Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário, com fundamento no artigo 74 da Constituição Federal, artigos 62 e 83, inciso III, da Constituição Estadual, e artigo 119 da Lei Complementar nº 202/2000, alterada pela Lei Complementar nº 246/2003.

A Resolução mencionada estabeleceu em seu artigo 3º que o Sistema de Controle Interno, composto pelo Órgão Central, que é representado pelo Presidente do Tribunal de Justiça, pelo Núcleo Técnico e pelas Unidades Administrativas.

O Núcleo Técnico, formado pela Auditoria Interna, está vinculado à Presidência do Tribunal de Justiça.

Assim, dentre os diversos trabalhos desenvolvidos, ressaltamos o cumprimento do Plano Anual de Auditoria e as atividades decorrentes de normativos oriundos do Tribunal de Contas e do Conselho Nacional de Justiça, bem como a busca permanente pelo aprimoramento dos controles internos nas unidades administrativas do Poder Judiciário.

2. QUANTITATIVO DOS DOCUMENTOS DE AUDITORIA PRODUZIDOS EM 2015

Durante o exercício de 2015 foram realizados os seguintes trabalhos:

ESPECIFICAÇÃO	QUANTIDADE ( * )
Informação	20
Relatório	124
Parecer	1.390
Ofícios Expedidos Diversos	22
Ofícios Expedidos – FRJ	354
TOTAL	1.910

3. ÁREAS DE ATUAÇÃO E OBJETOS DE ANÁLISE

3.1. Diretoria de Recursos Humanos

- Processos de aposentadoria de servidores;

- Processos de aposentadoria de magistrados;

- Processos de revisão de aposentadoria;

- Processos de nomeação e de exoneração de servidores;

- Processos de nomeação de Magistrados;

- Auditoria nos pagamentos - folha de pagamento (exercício findo, rubricas 458 e 641);

- Recolhimentos do INSS/GFIP;

- Auditoria nos controles internos da Divisão de Remuneração e Benefícios.

3.2. Compras, Licitações, Contratos e Gestão de Bens

- Análise dos editais cujos valores estimados correspondem a uma concorrência;

- Auditoria de processos licitatórios para contratação de serviços terceirizados;

- Auditoria nos pagamentos mensais dos contratos de terceirização;

- Análise dos processos de liberação de verbas trabalhistas contingenciadas com base nas Resoluções nºs 98/2009 e 183/2013, do CNJ;

- Análise de reequilíbrio de dissídio coletivo – processos de terceirização;

- Análise dos pedidos de ressarcimento de desconto de faltas – processos de terceirização;

- Análise nos procedimentos relativos à execução e pagamento dos contratos de terceirização de serviços com mão de obra continuada.

3.3. Obras e Serviços de Engenharia

- Análise nos pagamentos de parcelas contratuais e cronograma físico-financeiro;

- Análise dos aditivos de contrato;

- Análise dos editais e dos processos de licitação;

- Fiscalização da execução, com visita in loco, das obras dos Fóruns de Pomerode e de Navegantes;

- Fiscalização, in loco, da obra do Arquivo Central.

3.4. Contábil, Orçamentária e Financeira

- Análise dos balancetes mensais e dos balanços anuais;

- Análise dos relatórios de gestão fiscal;

- Elaboração dos relatórios, bimestrais, de controle interno encaminhados ao Tribunal de Contas;

- Acompanhamento da regularidade fiscal do Tribunal de Justiça e do Fundo de Reaparelhamento da Justiça – FRJ, junto ao Tesouro Nacional, INSS, Receita Federal, Governos Estadual e Municipal e demais Órgãos de proteção ao crédito;

- Fiscalização dos recursos destinados ao IPREV;

- Análise de procedimentos de depreciação, amortização e reavaliação de bens;

- Análise nos processos de prestação de contas de adiantamentos.

3.5. Auditoria de Sistemas e de Bens de Informática

- Análise dos processos de licitação da área de TI, com valores equivalentes a concorrência;

- Análise nos procedimentos determinados pelas IN 04/2008 e 182/2013;

- Auditoria na execução do contrato 87/2013 – Suporte Técnico e Manutenção do SAJ;

- Auditoria na distribuição dos equipamentos de informática.

3.6. Auditoria Judicial – Fiscalização nos recolhimentos do FRJ

- Auditorias virtuais em Cartórios Judiciais – Contadorias – FRJ;

- Auditoria nas Comarcas de Balneário Camboriú, de Joinville e de Mafra;

- Auditoria virtual nas Comarcas da Capital, de Palhoça e de São José;

- Fiscalização virtual no recolhimento das custas iniciais para processos sem concessão de Justiça gratuita ou dispensa/isenção legal de recolhimento.

3.7. Diretoria de Documentação e Informações

- Auditoria nos controles Internos

3.8. Diretoria de Saúde

- Auditoria nos controles internos

- Auditoria nas compras e distribuição de materiais odontológicos, bem como no atendimento de pacientes na Divisão de Saúde Oral.

3.9. Diretoria de Infraestrutura

- Auditoria nos controles internos.

3.10. Auditoria em Cartórios Extrajudiciais – FRJ

- Fiscalização nas cobranças dos valores destinados ao Fundo de Reaparelhamento da Justiça – FRJ conforme demonstrativo a seguir;

- Análise, com emissão de pareceres, dos recursos apresentados pelos serventuários notificados;

- Reanálise dos processos referente à quitação de valores;

- Notificação e acompanhamento dos pagamentos e quitações provenientes das fiscalizações realizadas;

- Encaminhamento dos valores a serem inscritos em Dívida Ativa;

- Sugestão de exclusão de serventias desativadas do sistema de geração de boletos.

3.11 - Demonstrativo das fiscalizações realizadas por comarca

COMARCA	REALIZAÇÃO DA FISCALIZAÇÃO	VALOR NOTIFICADO
SÃO JOAQUIM	6 a 10/04/2015 e de 5 a 06/05/2015	131.355,49
POMERODE	11 a 22/05/2015	18.958,08
JARAGUÁ DO SUL	11 a 22/05/2015	10.129,69
CAPITAL	15 a 26/06/2015	75.113,61
BIGUAÇU	6 a 17/07/2015	27.722,84
PALHOÇA	8 a 10/06/2015 e de 20 a 23/07/2015	28.246,64
CRICIÚMA	3 a 21/08/2015	98.401,93
ARARANGUÁ	21/09 a 02/10/2015	28.830,98
SOMBRIO	21/09 a 02/10/2015	22.377,80
GAROPABA	21/09 a 02/10/2015 e de 8 a 09/10/2015	5.583,03
DESCANSO	9 a 20/11/2015	11.404,41
MONDAÍ	9 a 20/11/2015	26.644,25
PALMITOS	9 a 20/11/2015	26.346,04
XANXERÊ	9 a 20/11/2015	22.680,68
SÃO CARLOS	9 a 20/11/2015	11.684,50
MODELO	9 a 20/11/2015	8.283,06
TOTAL		553.763,03

De acordo com o demonstrativo, foram realizadas fiscalizações em 16 comarcas (76 serventias), resultando em notificações que somam a quantia de R$ 553.763,03.

4. OCORRÊNCIAS RELEVANTES

A seguir apresentamos as recomendações relevantes, em pareceres e relatórios:

4.1. Diretoria de Saúde

4.1.1. Controle Interno Geral

Deficiência nos controles internos no âmbito da Diretoria de Saúde, pois não dispõe de dados adequados, sistemas de informações e indicadores que permitam o pleno exercício das atribuições de monitoramento, acompanhamento e avaliação das atividades para atingir os objetivos estratégicos traçados pelo Tribunal de Justiça. Devido a esses fatores, infere-se que as deficiências no processo de gerenciamento dificultam a tomada de decisão, a identificação e correção tempestiva de problemas. Inexistência de fluxogramas dos principais processos, no sentido de avaliar a suficiência das informações quanto à profundidade e detalhamento, de modo que permita o conhecimento necessário dos controles internos existentes para garantir, com razoável segurança, que sejam atingidos os seus objetivos.

Recomendação: recomendar à Diretoria de Saúde que, juntamente com a Assessoria Técnica, promova grupo de estudo sobre a implantação de um sistema de controle interno formalizado, segundo modelo predefinido, com abrangência sobre todos os setores que operacionalizam as ações de promoção, prevenção e vigilância em saúde, voltadas à saúde de magistrados e servidores, com o objetivo de alinhamento das diretrizes do Poder Judiciário, sendo observado a Resolução nº 207/2015, do CNJ.

4.1.2. Controle Interno da Divisão de Saúde Oral

- Achados: a) servidores exonerados, que já não têm direito ao atendimento; b) matrículas não condizentes com o nome anotado; c) estagiário atendido, quando na realidade já havia terminado o contrato; d) pacientes, da lista de dependentes, sem a respectiva matrícula do titular.

4.2. Processos de Pagamento e Contratos de Terceirizados

4.2.1. Processos de pagamentos

Falta de comprovantes de depósitos e folhas de pagamentos dos prestadores de serviços, bem como anexação equivocada de documentos, decorrente da ausência de comprovação de conferência de documentos trabalhistas, ante a falha de controle interno.

4.2.2. Auditoria de conformidade nos Contratos de Licitação para a Contratação de Serviços Terceirizados

Ausência de pesquisa de preços de mercado; preferência pelo pregão presencial ao pregão eletrônico, sem a devida justificativa; valores idênticos de propostas entre as empresas concorrentes e a vencedora.

4.3. Fiscalização do recolhimento das custas judiciais

Fiscalização nos recolhimentos dos valores do Fundo de Reaparelhamento da Justiça – FRJ, Judicial, que resultou na expedição, pela Corregedoria-Geral da Justiça, das Circulares 56 e 57/2015.

Recuperação de valores decorrentes da auditoria especial (inspeção) na Comarca de Mafra.

4.4. Fiscalização no recolhimento do FRJ – extrajudiciais

4.4.1 – Notificações relevantes, decorrentes da fiscalização nos recolhimentos do FRJ, nos cartórios extrajudiciais de: Escrivania de Paz de Bom Jardim da Serra/São Joaquim, Escrivania de Paz de Santo Antônio de Lisboa/Capital, Ofício de Registo de Imóveis de Palhoça e 1º e 2º Tabelionatos de Notas e Protesto de Títulos de Criciúma.

4.5. Diretoria de Recursos Humanos

4.5.1. Achado: faltou anexar o processo 61203/94, que trata de averbação de tempo de serviço.

- Providências/Recomendação: encaminhado à DRH para providências em 19/12/2014. Cumprido em 15/01/2015.

4.5.2. Achado: faltou atualizar os documentos pertinentes, conforme concessão da aposentadoria publicada em 16/12/2014;

- Providências/Recomendação: encaminhado à DRH para providências em 21/01/2015. Cumprido em 03/02/2015.

4.5.3. Achado: data de ingresso no serviço público equivocada.

- Providências/Recomendação: encaminhado à DRH para as devidas providências em 20/02/2015 e, novamente em 27/02/2015. Cumprido em 03/03/2015.

4.5.4. Achado: faltou anexar o Processo nº 509856-2013.4, que trata da alteração da promoção.

- Providências/recomendação: à DRH para providências, em 17/03/2015. Cumprido em 24/03/2015.

4.5.5. Achado: diante da concessão de bolsa de estudo, falta declaração de que cumpriu os requisitos, conforme previsto no art. 21da Resolução 02/04-GP.

- Providências/recomendação: solicitado à DRH em 25/03/2015. Cumprido em 01/04/2015.

4.5.6. Achado: data de ingresso no serviço público equivocada. Providências/recomendação: encaminhado à DRH para as devidas providências em 26/03/2015. Cumprido em 30/03/2015.

4.5.7. Achado: o nome constante no ato de aposentadoria é diverso do que consta no documento de identidade, em desacordo com o estabelecido no Decreto nº 3.337/2010.

- Providências/recomendação: encaminhado à DRH para as devidas providências em 17/04/2005. Cumprido em 04/05/2015.

4.5.8. Achado: datas de ingresso no cargo e na carreira equivocadas.

- Providências/recomendação: Encaminhado à DRH para as devidas providências em 21/05/2015. Cumprido em 21/05/2015.

4.5.9. Achado: faltou anexar os Processos de Incorporação/VPNI/Averbação de Tempo de Serviço; Declaração de IR, devidamente assinada e demais documentos necessários à aposentadoria.

- Providências/recomendação: encaminhado à DRH para as devidas providências em 22/06/2015. Cumprido em 07/10/2015, porém a Declaração de IR não foi devidamente assinada, e a data de Ingresso no serviço público está equivocada.

4.5.10. Achado: datas de ingresso no serviço público, no cargo/carreira equivocadas.

- Providências/recomendação: encaminhado à DRH para as devidas providências em 25/06/2015. Cumprido em 29/06/2015.

4.5.11. Achado: não preencheu os requisitos do art. 3º da EC 47/2005, 15 anos no Cargo/Carreira.

- Providências/recomendação: à DRH para providências em 30/06/2015. Convocada para reassumir o cargo.

4.5.12. Achado: instauração de Processo Disciplinar sem o devido registro no histórico funcional de decisão final.

- Providências/recomendação: solicitado à DRH providências em 17/07/2015. E-mail em 23/07/2015, com documento do registro da decisão pelo arquivamento dos autos.

4.5.13. Folha de Pagamento – na reavaliação do processo nº 426654-2011.4, que trata de auditoria em sistema de folha de pagamento, foram consignadas recomendações, visando o aprimoramento do processamento mensal da folha, bem como avaliação da despesa. A implementação das sugestões está sendo avaliada pelas unidades envolvidas nas atividades de uso e de manutenção do sistema.

4.5.14. Fiscalização nos recolhimentos ao IPREV – recomendou-se à DRH solicitar ao IPREV o encaminhamento dos dados relativos as pensões (nome do pensionista e do instituidor, CPF etc.), e efetuar análise dos dados, visando verificar se todos os pensionistas relacionados tiveram instituidor, funcionário ou magistrado, do Poder Judiciário.

4.6. Diretoria de Material e Patrimônio - DMP

4.6.1. Inventário dos bens de consumo e permanente – recomendou-se encaminhar o processo à Diretoria de Orçamento e Finanças para que seja procedido os registros contábeis, e depois fosse remetido à Diretoria de Material e Patrimônio para esclarecimentos.

4.6.2. Regularização de Obras em Andamento – recomendou-se à DMP a identificação da situação de cada obra registrada como “Obras em Andamento” relacionadas nos anexos, e realizar as providências necessárias para a incorporação, nas contas próprias, das obras que já foram concluídas, repassando à Diretoria de Orçamento e Finanças as informações para os devidos registros na contabilidade. Em seguida, a fim de cumprir as normas contábeis, a DMP deve iniciar a depreciação mensal dos referidos bens. A DGA estabeleceu o prazo de 90 dias para a regularização.

4.6.3. Ata de Registro de Preços – Solicitação de alteração de preço em função da empresa ter optado pelo simples nacional. Recomendação: Esta situação, por si só, não deve buscar a recuperação de eventual perda em um determinado contrato sem antes considerar todas as operações e tributações devidas pela empresa em todas as suas atividades. O processo retornou à DMP para análise.

4.6.4. Publicação de Dispensa de licitação – recomendou-se, via e-mail, alertar a Diretoria de Material e Patrimônio e a Diretoria-Geral Administrativa quanto a necessidade de observação dos prazos previstos no art. 26 da Lei nº 8666/93, principalmente nos casos em que a contratação é emergencial. A recomendação está sendo avaliada pelas respectivas Diretorias.

4.7. Diretoria de Orçamento e Finanças

4.7.1. Quanto às Demonstrações financeiras do Fundo de Investimento FTJ, recomendou-se:

a) Solicitar aos gestores do Fundo de Investimento informação a respeito da baixa variação da cota no mês de junho/14 e em outras operações em que a rentabilidade não atingiu 100% do CDI;

b) Incluir na prestação de contas trimestral as análises da rentabilidade do Fundo FTJ e das movimentações realizadas no período (aplicações, resgates, depósitos e saques, valores de compra e de venda de títulos, rendimento das operações compromissadas etc). Estas análises podem ser juntadas ao Parecer dos Auditores Independentes e as Demonstrações Financeiras para avaliação global da gestão do Fundo quando da Assembleia Geral Ordinária.

4.7.2. Prestação de Contas de fornecimento de vale transporte - recomendou-se providências administrativas, visando a regularização de recursos antecipados. A recomendação foi aceita e as prestações de contas foram regularizadas, inclusive com devolução de parte dos recursos antecipados.

4.7.3. Fiscalização nos recolhimentos ao IPREV - recomendou-se à DOF solicitar ao IPREV a remessa dos demonstrativos mensais da insuficiência financeira, desde janeiro/2015 para avaliação dos gastos.

4.8. Diretoria de Documentação e Informações – DDI

4.8.1. Avaliação de Controles Internos – recomendou-se a DDI encaminhar a esta Auditoria o relatório de análise da fatura da EBCT, no primeiro mês que utilizar a balança, a fim de aferir os pesos dos malotes, avaliá-lo e juntá-lo ao respectivo processo; informar o resultado do inventário geral da Divisão de Arquivo.

4.9. Diretoria de Infraestrutura – DIE

4.9.1. Na avaliação dos Controles Internos foi recomendado: avaliar os gastos com montagem e desmontagem de equipamentos em salas de reuniões; rever localização da CPU do computador que armazena os vídeos do monitoramento dos elevadores, guardando-se cópia dos vídeos em servidor de rede; instalar câmera de vídeo no elevador privativo da Torre I; examinar a fatura da EBCT para aferição dos pesos dos malotes; providências para que a verificação das cobranças de correspondências emitidas, mesmo que por amostragem, seja realizada por intermédio de consultas ao SAJ, entre outros.

4.10. Diretoria de Engenharia e Arquitetura – DEA

4.10.1. Fiscalização nas obras de Navegantes e Pomerode

Achado 1 – verificou-se que a empresa responsável pela obra de Pomerode, apesar de ter apresentado no momento da licitação, declaração de que subcontrataria os serviços de instalações elétricas, optou por ela mesma realizar o serviço.

Recomendação: sendo assim, a DEA deverá exigir o termo de qualificação técnica correspondente.

Achado 2 – confrontando as exigências contidas na Lei Complementar nº 163/2008, do Município de Pomerode, e Lei Complementar nº 56/2008, do Município de Navegantes, verificou-se em ambas as obras que não havia cópia do projeto aprovado, bem como não havia, na obra de Pomerode, a placa, conforme o exigido pelo CREA.

Recomendação: sanar o apontado e que doravante seja observado os termos da legislação municipal do local de realização da obra.

Achado 3 – Observado que o rodapé junto a forra de algumas portas, por exemplo na sala de audiências, não estava de acordo com as boas práticas.

Recomendação: solicitar à empresa que refaça o serviço de encaixe do rodapé nos locais onde o acabamento não ficou de acordo com as boas práticas.

Achado 4 – Observado que a limpeza, tanto na obra de Pomerode quanto na de Navegantes, estava aquém do desejado.

Recomendação: manter a obra limpa.

5. CONCLUSÃO

As atividades da Auditoria Interna ao longo de 2015 contribuíram para o aperfeiçoamento nos procedimentos desenvolvidos pelas diversas unidades, bem como na ação preventiva de atos irregulares/ineficazes. Com isso, proporcionou à Administração deste Tribunal mais segurança para com os órgãos de controle externo, TCE e CNJ, o que pode ser comprovado pelo ínfimo número de diligências e pela melhoria nos procedimentos internos decorrentes da ação de controle.