SECRETARIA-GERAL DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA

A Secretaria-Geral do Tribunal de Justiça, órgão ligado à Presidência, titularizado por magistrado de primeiro grau de jurisdição, auxiliado por corpo técnico bipartido em Assessoria e Cartório, criada pela Resolução GP n. 7 de 29 de janeiro de 2016, tem as funções de fortalecer o elo de ligação com as comarcas no tocante aos assuntos de cunho administrativo e de centralizar, organizar, coordenar e espraiar diretrizes aos órgãos administrativos do Tribunal de Justiça catarinense, na condução das políticas determinadas pelo Presidente da Corte.

Nesses dois anos de existência, o órgão mostrou-se crucial na gerência de diversos temas de importância capital para a administração do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

Assim, constatou-se acentuada melhora nos procedimentos e agilidade na instalação de novas unidades judiciárias e na realização de obras e reformas no parque estrutural de primeiro e de segundo graus, a partir de atuação mais estreita com a Diretoria de Engenharia e com o Conselho Gestor de Engenharia – CGEnge.

Nesse aspecto, criaram-se critérios objetivos para as intervenções ligadas à engenharia, priorizando-se aquelas mais necessárias e mais importantes, padronizou-se os trâmites estabelecendo-se paradigmas no que tange à climatização de ambientes, modificações de leiaute, pinturas etc., medidas que garantiram o cumprimento do Plano de Obras, atingimento das metas estabelecidas e otimização da aplicação dos recursos.

Além disso, verificou-se integração maior com a Corregedoria-Geral da Justiça, tanto na área judicial quanto na extrajudicial, parceria que fez com que fosse possível aprimorar o procedimento de prestação de contas pelos interinos das serventias extrajudiciais vagas, implantar sistema de gestão unificada nas unidades judiciárias de primeiro grau, adotar o Sistema de Processos Administrativos para tramitação de processos administrativos em meio eletrônico (Resolução Conjunta n. 2), e utilizar o aplicativo de mensagens WhatsApp para intimações em processos de competência dos Juizados Especiais no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina (Resolução Conjunta n. 6), além da maior ênfase ao primeiro grau por meio da criação da Diretoria de Cumprimento Processual Remoto do Primeiro Grau, subordinada à Diretoria-Geral Judiciária (Resolução Conjunta n. 9).

A par dessas realizações, a Secretaria-Geral do Tribunal de Justiça aperfeiçoou o controle sobre as áreas administrativas desta Corte, racionalizando o trâmite dos processos administrativos, orientando a elaboração dos projetos e garantindo com que todos os setores falem linguagem em comum e empreguem a sinergia de esforços na obtenção dos resultados alinhados com o planejamento estratégico e com as metas estabelecidas pelo Presidente.

No tocante à dimensão orçamentário-financeira, a Secretaria-Geral, em atuação coordenada com a Diretoria de Orçamento e Finanças, traçou plano para gerir os recursos do Poder Judiciário de modo a fazer frente a todas as contingências e a enfrentar da maneira mais serena possível o acentuado e prolongado período de crise político-econômica brasileira, a qual acarretou oscilações nos fundamentos macroeconômicos ao longo do biênio e entraves à execução orçamentária.

Essa gestão equilibrada, lastreada no acompanhamento atento sobre a geração das receitas e na cautela na implementação de despesas contínuas de acordo com a capacidade financeira, bem como a elaboração de orçamento com base em índices que efetivamente representam a projeção de receita, viabilizou a expansão das atividades, a realização de inúmeros projetos de elevada importância e o resgate do passivo com magistrados e servidores, com total observância aos limites impostos pela Lei de Responsabilidade Fiscal.

Ainda, verificou-se maior amplitude no canal de comunicações com os magistrados de primeiro grau, que tinham dificuldade de acompanhar o andamento de suas demandas de cunho administrativo. A partir da criação da Secretaria-Geral, houve centralização no que pertine aos assuntos dessa natureza, e os Diretores do Foro e Magistrados passaram a poder dirimir suas dúvidas e endereçar as pretensões de suas comarcas ao Secretário-Geral. Com isso, estreitaram-se os laços entre a magistratura de primeiro grau – e as demandas das comarcas – e a Administração do Poder Judiciário catarinense.

Nessa mesma linha, infere-se que a Secretaria-Geral teve o condão de desonerar o Presidente do Tribunal de Justiça de assuntos de ordem gerencial, permitindo que o foco das atenções do Chefe do Poder Judiciário estivesse voltado para questões maiores e mais relevantes e diminuindo também a quantidade de tempo empregado na assinatura de expedientes e documentos.

Houve, outrossim, diminuição no lapso de tramitação dos processos administrativos físicos e digitais em geral e no tempo empregado para a formação do convencimento administrativo e para a tomada de decisão, bem como aprimoraram-se os critérios e parâmetros para as intervenções administrativas e uniformizaram-se as decisões, evitando-se casuísmos em prol da isonomia de tratamento.

Essas interveniências e entendimentos contribuíram para a celeridade na tramitação dos processos interna corporis, para a padronização dos entendimentos e procedimentos em curso nas áreas técnicas e para a organização e ordenação dos serviços internos desta Corte.

Parcela dessas realizações pode ser divisada a partir da análise da dimensão numérica relativa aos trabalhos desenvolvidos em 2017:

• Ingressaram na Secretaria-Geral, entre autos físicos (PTCs) e digitais (SPAs), 3.820 processos, com média mensal de 319 novos feitos.

• O Cartório da Secretaria-Geral recebeu, registrou e movimentou 10.351 expedientes (entre malotes digitais, ofícios e telegramas) endereçados à Presidência ou ao Secretário-Geral.

• O Secretário-Geral assinou 1.866 pareceres, 1.843 despachos e 610 decisões ao longo do ano, bem como foram confeccionados e levados à assinatura do Presidente 2.192 decisões e 66 despachos ordinatórios, totalizando 6.577 atos, em média mensal de 570, produtividade 31% superior a 2016.

• Ao todo, 582 processos físicos ou digitais foram arquivados diretamente pela Secretaria-Geral, contribuindo para a redução dos estoques de processos em trâmite.

• Além dos acima citados, também foram realizados pela Secretaria-Geral 5.976 outros atos (ofícios, relatórios, informações, portarias, minutas de resolução, termos etc.), que, somados aos anteriormente referidos, totalizam 12.553 no corrente ano, em média mensal de 1.046.

Conquanto se reconheça que há espaço para melhorar e avançar, até pelo pouco tempo de existência da Secretaria-Geral do Tribunal de Justiça, também é possível afirmar que muito se evoluiu até aqui, por conta do incondicional apoio do Presidente e dos esforços dos servidores e colaboradores.

Para finalizar, destaca-se que, inspirado na experiência catarinense, o Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia, em maio de 2017, criou o cargo de Juiz Secretário-Geral.